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  • 웹출고시간2017.08.08 14:58:00
  • 최종수정2017.08.08 14:58:00

이경란

청주시 행정지원과 주무관

청주시에서 생산되는 문서는 대부분 전자화지만 해마다 5만 권 정도의 비전자기록물(인허가, 보상, 소송, 회계서류 등)도 생산되고 있다.

이 기록물들은 현재 청주시 2곳과 지북동, 연초제조창, 상당구청 등 5곳에 분산(약 29만 권) 배치돼 관리에 어려움을 겪고 있다.

최근 기록물 수용 능력 한계에 다다라 문서 약 55만 권이 해당 사무실에 보관돼 중요 문서가 멸실·훼손될 우려로 통합기록물보존소의 필요성이 커졌다.

통합기록물보존소 설치는 약 55만 권의 기록물을 보존할 수 있는 1980여 ㎡ 공간의 부지 확보돼야 한다.

청주시 시청사 신축을 통해 부지를 확보할 경우 기록물 하중 문제로 지하, 1층 1980여 ㎡ 정도를 배치해야 하지만 공공시설과 사업비 분석 및 검토 결과 청사 내 설치 방안 보다 독립된 기록물보존소 건립이 효율적인 것으로 분석됐다.

천안시(지하 1층, 224m2), 용인시(지하 1층, 847m2)도 시청사 신축 때 청사 내에 기록물 보존 공간을 뒀으나 현재 문서고 공간 부족으로 외부로의 이전을 계획 중이고 입지 또한 국제표준의 보존시설입지조건에 따라 안전성, 접근성, 확장성, 공해와의 격리성, 유사기관 연계성 등을 고려해야 했다.

이에 지난 2014년 7월부터 현재까지 약 3년여에 걸쳐 옛 청주시와 청원군의 행정 문서 등을 한곳으로 모아 관리하기 위해 지북동 문서고 증·신축, 옛 청주연초제조창이나 옛 청원군민회관으로의 이전 등을 추진했으나 조건에 맞지 않아 결국 청주시 흥덕구 복대동 소재 평생학습관 옛 전경 숙소 건물(연면적 2197㎡)을 확보했다.

이후 2016년 2월 통합기록물보존소 리모델링 사업 기본계획 수립을 시작 4월 충북지역 규제개혁 현장토론회 시 특별교부세 지원을 건의하고 6월 흥덕구 국회의원(도종환 문화체육부 장관)과 행정자치부를 방문해 특별교부세 지원을 건의해 2016년도 하반기 특별교부세 5억 원을 확보했다.

이는 지역 현안사업 해결을 위한 청주시의 끊임없는 노력의 결과다. 지방자치단체 최초 사례로, 지방행정기록물의 중요성에 대한 인식이 커지고 있다는 것을 알 수 있다.

통합기록물보존소는 리모델링 공사를 거쳐 올 연말 개관할 예정이다.

옛 청주·청원에 흩어져 있는 민간 중요기록물을 선별 수집하고 중요 기록물을 데이터베이스(전산화)화 함으로써 전자적 관리 기반을 마련하게 됐다.

기존 문서고의 보관창고에서 기록물을 수집·보존·활용하고 비전자문서를 전자문서로 변환해 편리한 정보 서비스를 제공한다.

폐쇄형 문서고에서 개방형 시민 열람 서비스를 제공하는 통합기록물보존소는 '오늘의 기록이 내일의 역사'임을 다시 한 번 마음에 새기고 개관 준비에 심혈을 기울일 것이다.
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